PREAMBULE
Le présent règlement complète et précise les statuts de l’association Maison Pour Tous de Penhars. Il en régit le fonctionnement. Il a pour objectif de permettre l’utilisation de la MPT pour la satisfaction pleine et entière de tous, tout en veillant scrupuleusement au respect des statuts, des professionnels et des bénévoles, ainsi que du matériel et des lieux mis à disposition. Chaque utilisateur doit avoir conscience que le règlement ne cherche en aucune façon, à limiter la liberté d’évolution dans les installations, mais, au contraire, à préserver la qualité de celles-ci dans le temps.
Le respect mutuel est l’une des conditions indispensables au développement des projets de la MPT.
Le projet, en accord avec la convention d'objectifs Ville – MPT défini pour l’association, est porté par les professionnels et les bénévoles.
La MPT se réserve le droit de refuser ou de retirer la qualité de membre à toute personne qui enfreindrait ce règlement intérieur et à toute personne qui enfreindrait les valeurs défendues par la MPT : Article 2 des statuts : « La MPT participe à l’éducation à la citoyenneté en permettant à chacun l’accès aux savoirs, aux activités créatives, artistiques, sportives ou culturelles, pour que chacun puisse développer ses aptitudes et ses talents, affirmer sa personnalité, se préparer à devenir un citoyen responsable et acteur d’une société plus solidaire et participative. »
Le rapport moral et d’orientation, ainsi que le rapport financier sont remis à l’entrée de l’A.G et seront soumis au vote à l’A.G. Le rapport d’activité est présenté sous différentes formes.
Le vote pour le Conseil d’Administration a lieu à bulletin secret. Le bureau de vote est tenu par trois scrutateurs : administrateurs non candidats, adhérents de l’association et salariés. Conformément à l’article 8 des statuts, chaque adhérent ne dispose que d’une seule voix.
Le présent règlement complète et précise les statuts de l’association Maison Pour Tous de Penhars. Il en régit le fonctionnement. Il a pour objectif de permettre l’utilisation de la MPT pour la satisfaction pleine et entière de tous, tout en veillant scrupuleusement au respect des statuts, des professionnels et des bénévoles, ainsi que du matériel et des lieux mis à disposition. Chaque utilisateur doit avoir conscience que le règlement ne cherche en aucune façon, à limiter la liberté d’évolution dans les installations, mais, au contraire, à préserver la qualité de celles-ci dans le temps.
Le respect mutuel est l’une des conditions indispensables au développement des projets de la MPT.
Le projet, en accord avec la convention d'objectifs Ville – MPT défini pour l’association, est porté par les professionnels et les bénévoles.
Article 1 : adhésion
La MPT a pour mission d’accueillir tous les publics. Elle doit avoir une vigilance particulière pour les habitants de Penhars. L’adhésion à l’association implique le respect du règlement intérieur.La MPT se réserve le droit de refuser ou de retirer la qualité de membre à toute personne qui enfreindrait ce règlement intérieur et à toute personne qui enfreindrait les valeurs défendues par la MPT : Article 2 des statuts : « La MPT participe à l’éducation à la citoyenneté en permettant à chacun l’accès aux savoirs, aux activités créatives, artistiques, sportives ou culturelles, pour que chacun puisse développer ses aptitudes et ses talents, affirmer sa personnalité, se préparer à devenir un citoyen responsable et acteur d’une société plus solidaire et participative. »
Article 2 : administration
- l’Assemblée générale (article 8 des statuts)
Le rapport moral et d’orientation, ainsi que le rapport financier sont remis à l’entrée de l’A.G et seront soumis au vote à l’A.G. Le rapport d’activité est présenté sous différentes formes.
Le vote pour le Conseil d’Administration a lieu à bulletin secret. Le bureau de vote est tenu par trois scrutateurs : administrateurs non candidats, adhérents de l’association et salariés. Conformément à l’article 8 des statuts, chaque adhérent ne dispose que d’une seule voix.
Chaque adhérent est porteur de sa voix, et, au plus, d’un pouvoir. Le responsable légal d’un ou plusieurs enfants de moins de seize ans dispose d’un pouvoir.
Le Conseil d’Administration est compétent pour reconnaître la validité des différentes candidatures individuelles ou personnes morales au regard des statuts et du règlement intérieur.
C.A. Les membres sortants peuvent se représenter.
Les candidatures au C.A. sont adressées au siège de l’association avant le dernier CA précédant l’A.G. Les candidats doivent être à jour de leur cotisation.
Afin que la représentation au C.A. concerne le plus grand nombre d’activités, il est souhaitable qu’un ou des membres de celles-ci fassent acte de candidature.
Les six candidats qui obtiennent le plus de voix sont élus pour trois ans. Les autres candidats complètent les éventuels postes vacants dans les deux autres tiers, sous réserve d’avoir obtenu la moitié des voix plus une.
La composition du C.A. est déterminée conformément à l’article 11 des statuts. Les délibérations sont prises conformément à l’article 14 (missions du C.A.)
Les comptes rendus approuvés en C.A. sont consignés dans un cahier tenu à la disposition de ses membres.
En cas de vacance d'un poste d'administrateur, le CA pourvoit à son remplacement jusqu'à la prochaine AG par cooptation.
Le conseil d’administration peut coopter à tout moment un ou plusieurs membres sans toutefois qu’ils aient la possibilité de vote.
Le bureau ne peut être constitué que d’adhérents individuels ayant au moins un an d’ancienneté au C.A et ce à quelque collège que ce soit.
Le bureau est élu au premier Conseil d’Administration suivant l’Assemblée Générale. Le CA élit le/la président(e) et les autres membres du bureau à bulletin secret.
Selon l’ordre du jour, le bureau peut être élargi à d’autres membres du C.A. ou du personnel.
Le Conseil d’Administration est compétent pour reconnaître la validité des différentes candidatures individuelles ou personnes morales au regard des statuts et du règlement intérieur.
- le Conseil d’Administration (C.A.)
C.A. Les membres sortants peuvent se représenter.
Les candidatures au C.A. sont adressées au siège de l’association avant le dernier CA précédant l’A.G. Les candidats doivent être à jour de leur cotisation.
Afin que la représentation au C.A. concerne le plus grand nombre d’activités, il est souhaitable qu’un ou des membres de celles-ci fassent acte de candidature.
Les six candidats qui obtiennent le plus de voix sont élus pour trois ans. Les autres candidats complètent les éventuels postes vacants dans les deux autres tiers, sous réserve d’avoir obtenu la moitié des voix plus une.
La composition du C.A. est déterminée conformément à l’article 11 des statuts. Les délibérations sont prises conformément à l’article 14 (missions du C.A.)
Les comptes rendus approuvés en C.A. sont consignés dans un cahier tenu à la disposition de ses membres.
En cas de vacance d'un poste d'administrateur, le CA pourvoit à son remplacement jusqu'à la prochaine AG par cooptation.
Le conseil d’administration peut coopter à tout moment un ou plusieurs membres sans toutefois qu’ils aient la possibilité de vote.
- le bureau
Le bureau ne peut être constitué que d’adhérents individuels ayant au moins un an d’ancienneté au C.A et ce à quelque collège que ce soit.
Le bureau est élu au premier Conseil d’Administration suivant l’Assemblée Générale. Le CA élit le/la président(e) et les autres membres du bureau à bulletin secret.
Selon l’ordre du jour, le bureau peut être élargi à d’autres membres du C.A. ou du personnel.
Le bureau se réunit régulièrement, et chaque fois que les circonstances l’exigent.
Le bureau peut être amené à prendre des décisions. Il devra en rendre compte au C.A. (conformément à l’article 15).
Seul le bureau peut être saisi par la direction pour la communication des éventuelles difficultés et préconisations. Le bureau en rend compte au Conseil d’Administration pour la décision finale.
Missions :
Le président
Selon la loi du 1er juillet 1901, le/la président(e) assume la responsabilité morale de l’association. Hors affaire courante, il doit être informé de toute correspondance. Le/la président(e) devra être en capacité de préparer le rapport moral et un projet d’orientation en lien avec le directeur, la directrice.
En ce qui concerne les correspondances officielles, elles seront signées par le président et en cas d’absence de ce dernier, et par délégation, par le/la vice-président(e).
Il propose au Conseil d’Administration des axes de travail, des projets et des actions concernant l’organisation et le fonctionnement de l’association :
Il représente l’association pour tous les actes de la vie civile. Il a mandat permanent pour agir en justice au nom de l’association.
Via la délégation de pouvoirs élaborée et validée en Conseil d’Administration, il donne délégation à la directrice (ou au directeur) pour prendre les mesures relatives à la gestion de l’établissement.
La trésorière (le trésorier)
Elle/il accompagne la gestion de l’association avec le personnel en charge de cette mission. Elle/il devra préparer le rapport financier présenté au C.A et à l’A.G. Elle/il assure un suivi, la préparation et le contrôle a posteriori des budgets de l’association, des ordres de placement et de retrait de fonds. Elle/il dispose de la signature des comptes de l’association.
La/ le secrétaire
Elle/il veille à la réalisation des comptes rendus, ainsi qu’à la tenue des cahiers, des registres et veille à la circulation de l’information.
Elle/il établit les liaisons entre le président, les projets de procès-verbaux des assemblées générales ordinaires et extraordinaires et les réunions du conseil d’administration.
Le bureau peut être amené à prendre des décisions. Il devra en rendre compte au C.A. (conformément à l’article 15).
Seul le bureau peut être saisi par la direction pour la communication des éventuelles difficultés et préconisations. Le bureau en rend compte au Conseil d’Administration pour la décision finale.
Missions :
Le président
Selon la loi du 1er juillet 1901, le/la président(e) assume la responsabilité morale de l’association. Hors affaire courante, il doit être informé de toute correspondance. Le/la président(e) devra être en capacité de préparer le rapport moral et un projet d’orientation en lien avec le directeur, la directrice.
En ce qui concerne les correspondances officielles, elles seront signées par le président et en cas d’absence de ce dernier, et par délégation, par le/la vice-président(e).
Il propose au Conseil d’Administration des axes de travail, des projets et des actions concernant l’organisation et le fonctionnement de l’association :
Il représente l’association pour tous les actes de la vie civile. Il a mandat permanent pour agir en justice au nom de l’association.
Via la délégation de pouvoirs élaborée et validée en Conseil d’Administration, il donne délégation à la directrice (ou au directeur) pour prendre les mesures relatives à la gestion de l’établissement.
La trésorière (le trésorier)
Elle/il accompagne la gestion de l’association avec le personnel en charge de cette mission. Elle/il devra préparer le rapport financier présenté au C.A et à l’A.G. Elle/il assure un suivi, la préparation et le contrôle a posteriori des budgets de l’association, des ordres de placement et de retrait de fonds. Elle/il dispose de la signature des comptes de l’association.
La/ le secrétaire
Elle/il veille à la réalisation des comptes rendus, ainsi qu’à la tenue des cahiers, des registres et veille à la circulation de l’information.
Elle/il établit les liaisons entre le président, les projets de procès-verbaux des assemblées générales ordinaires et extraordinaires et les réunions du conseil d’administration.
Article 3. Les commissions
Il est créé au sein de l’association des commissions ou groupes de travail pour mettre en forme les besoins exprimés par le C.A. Il pourra être demandé aux professionnel-les lié(e)s contractuellement avec l’association de présenter par trimestre leur plan d’action ainsi que le budget d’action afférent.Les commissions sont pilotées par un administrateur référent et sont soutenues par un/une professionnelle dès que nécessaire.
Les commissions ont un rôle de réflexion, d’élaboration ou de concrétisation de propositions. Elles se réunissent plusieurs fois par an et à chaque fois que la situation l’exige. Chaque réunion fera l’objet d’un compte rendu qui permettra un suivi.
Article 4. Fonctionnement de l’association
L’association, soucieuse d’un fonctionnement démocratique, veille à ce que toutes les décisions concernant la vie et le fonctionnement de l’association soient prises collégialement et fassent l’objet d’une information et d’un débat collectif au sein des différentes instances : A.G., C.A. ou bureau, après avis du président.La direction se voit confier des responsabilités par délégation, en matière de gestion de l’équipement, de gestion du personnel et de gestion financière. Afin d’assurer la continuité du bon fonctionnement, la directrice (ou le directeur) peut déléguer des missions à d’autres membres du personnel, ayant compétences et moyens nécessaires.
Le président/ la présidente est employeur. Il/elle confie par délégation écrite la responsabilité de chef du personnel à la direction. Les administrateurs ne sont pas habilités à intervenir auprès des salariés, à leur donner des directives, ni à répondre à leurs demandes individuelles ou encore à communiquer des contenus/ éléments de nature confidentielle.
La MPT, personne morale, est représentée par son président, sa présidente, ou par délégation son directeur/ sa directrice. Toutefois, ni l’un ni l’autre, agissant par délégation des instances, (A.G., C.A. ou bureau) ne peut se substituer à ces dernières.
Les actes importants de l’association : embauche en Contrat à Durée Indéterminée, sanctions disciplinaires, licenciements, investissements, conventionnements ou contractualisations, actions judiciaires, se décident au bureau ou en C.A. Sauf mandatement spécifique, les décisions prises par le bureau doivent être validées par le C.A.
Article 5 - L’usage des locaux
L’ accueil des associationsLa MPT doit ouvrir le plus largement possible ses locaux aux autres associations, prioritairement aux adhérent(e)s et à celles œuvrant sur le quartier, ce qui n’empêche pas d’accueillir d’autres associations ou organismes. En cas de litige, le bureau est chargé de la décision finale. Et en cas de doute «tout projet d’affectation des locaux …sera soumis à l’accord préalable de la Ville» (Convention d’Objectifs).
Concernant le planning de l’utilisation de la salle du Terrain Blanc : le régisseur prépare les demandes et la directrice les étudie. Les demandes seront communiquées en bureau une ou deux fois par an.
La salle associative est planifiée à l’année et les activités de la Maison Pour Tous sont prioritaires. Toute demande pourra être étudiée ; toutefois celle-ci pourra être acceptée selon la disponibilité des locaux.
La salle associative ne peut pas être utilisée pour des fêtes privées.
Les autres salles de la MPT peuvent servir à des réunions ponctuelles. La MPT ne pourra attribuer des prêts de salles qu’après avoir effectué la rentrée de ses activités régulières (fin septembre) sauf cas exceptionnel. L’objet social qui le conduit à louer la salle sera conforme aux statuts. L’usage des locaux nécessite l’adhésion financière à la MPT. Toute personne participant à une activité régulière à l’intérieur des locaux de la MPT doit être adhérente de l’association MPT.
Une convention d’utilisation des locaux sera signée par chaque association utilisatrice. Cette convention de mise à disposition a été élaborée et approuvée par le conseil d’administration du 8 septembre 2010.
Une vigilance particulière est demandée aux associations afin qu’elles prennent conscience de leurs responsabilités (respect du matériel, législation sur l'alcool, nuisance sonore, stationnement, etc). Chaque utilisateur est responsable des locaux qui lui sont confiés. L’autorisation d’ouverture d’un débit de boissons doit être déclarée dans le respect de la loi régissant ce type d’activité et doit être communiquée à la direction.
Il est interdit de fumer à l’intérieur des locaux.
Le prêt ou la location de salle doit remplir les conditions suivantes :- Courrier préalable stipulant le vrai motif, l’usage prévu, le nombre d’utilisateurs, le ou les jours et les horaires. - Attestation d’assurance responsabilité civile couvrant cet usage. - Caution par chèque ou espèces, dont le montant est révisable annuellement. -Autorisations légales liées à l’événement proposé, si nécessaire. Détails concernant les besoins en matériel (tables, chaises, tableaux …). La salle doit être rendue propre, le matériel de nettoyage étant mis à la disposition des usagers. Dans le cas contraire, tout ou partie de la caution peut être retenue. Un état des lieux entrant et sortant sera donc réalisé.
Festivités organisées par la MPT
La consommation d’alcool lors des diverses festivités et manifestations particulières (pot de départ, fin d’assemblée générale, ..) n’est tolérée que dans des proportions raisonnables. (Code du travail pour les salariés, code pénal pour tout le monde, code de la route le cas échéant). Il est rappelé que la consommation d’alcool par les mineurs est interdite.
Sécurisation des locaux
Chaque utilisateur est responsable des locaux qui lui sont confiés. Il est tenu de veiller à la sécurité des biens et des personnes, à la fermeture des lumières, de respecter le temps
d’utilisation prévu et d’enclencher le système d’alarme, le cas échéant. Les consignes à respecter sont affichées dans chaque salle.
Toute dégradation constatée, du matériel ou des locaux, durant ou après utilisation, sera facturée à l’utilisateur.
Toute modification des espaces, décoration, affichage, distribution d’objet, vente ou quête devra faire l’objet d’un accord préalable de la direction.
Toute introduction de matériel dans les locaux est sous la responsabilité de ses utilisateurs qui prendront soin de les assurer. Aucune indemnisation de matériel personnel dégradé ou volé ne pourra être sollicitée auprès de la MPT
La fonction d’administrateur est entièrement bénévole. Elle n’autorise aucune forme de rémunération. Seuls les frais engagés (petit matériel administratif) en lien avec le mandat d’administrateur, justifiées par des factures seront pris en compte. Tout administrateur qui ne sollicite pas le remboursement se verra remettre un reçu attestant du montant de ce don en nature. Celui-ci pourra alors être déductible de l’impôt sur le revenu.
Les adhérents bénéficieront d’une assurance responsabilité civile. Le champ d’application et les limites de prises de responsabilité par la M.P.T seront définis en annexe.
Le minibus pour le transport de personnes et le fourgon pour le transport de matériel sont à l’usage prioritaire de la MPT. Ils peuvent cependant être prêtés dans le cadre d'une convention de partenariat. Les annexes pourront être modifiés par le bureau et le C.A sera informé.
Toute réservation de matériels ou de véhicules fera l’objet d’une convention de prêt. Seront indiqués les éléments suivants : nom de la personne conductrice, copie du permis de conduire et chèque de caution pour le prêt du véhicule ; tout conducteur signera le registre, y notera le kilométrage ; à défaut de remise à niveau du carburant, une facture sera établie.
Les contraventions liées à l’usage des véhicules, qu’ils appartiennent à la structure ou aux personnes dans le cadre des missions de travail ou d'un prêt, ne sont pas prises en charge par la MPT. Elles ne seront pas payées par la M.P.T mais par le conducteur ayant utilisé le véhicule.
Toute dégradation constatée, du matériel ou des locaux, durant ou après utilisation, sera facturée à l’utilisateur.
Toute modification des espaces, décoration, affichage, distribution d’objet, vente ou quête devra faire l’objet d’un accord préalable de la direction.
Toute introduction de matériel dans les locaux est sous la responsabilité de ses utilisateurs qui prendront soin de les assurer. Aucune indemnisation de matériel personnel dégradé ou volé ne pourra être sollicitée auprès de la MPT
Article 6. Information
Nul n’est autorisé à afficher ou distribuer une quelconque information à l’intérieur des locaux sans accord préalable de la Direction.La fonction d’administrateur est entièrement bénévole. Elle n’autorise aucune forme de rémunération. Seuls les frais engagés (petit matériel administratif) en lien avec le mandat d’administrateur, justifiées par des factures seront pris en compte. Tout administrateur qui ne sollicite pas le remboursement se verra remettre un reçu attestant du montant de ce don en nature. Celui-ci pourra alors être déductible de l’impôt sur le revenu.
Les adhérents bénéficieront d’une assurance responsabilité civile. Le champ d’application et les limites de prises de responsabilité par la M.P.T seront définis en annexe.
Article 7. Les véhicules
La MPT met à disposition des salariés de la structure des véhicules pour leurs déplacements professionnels. En cas d’indisponibilité de ceux-ci, l’utilisation des véhicules personnels ne peut se faire qu’après accord de la direction. Les frais kilométriques ne seront pris en charge par la structure qu’à cette condition. Il est rappelé que la MPT contracte pour ses personnels permanents une assurance déplacements professionnels.Le minibus pour le transport de personnes et le fourgon pour le transport de matériel sont à l’usage prioritaire de la MPT. Ils peuvent cependant être prêtés dans le cadre d'une convention de partenariat. Les annexes pourront être modifiés par le bureau et le C.A sera informé.
Toute réservation de matériels ou de véhicules fera l’objet d’une convention de prêt. Seront indiqués les éléments suivants : nom de la personne conductrice, copie du permis de conduire et chèque de caution pour le prêt du véhicule ; tout conducteur signera le registre, y notera le kilométrage ; à défaut de remise à niveau du carburant, une facture sera établie.
Les contraventions liées à l’usage des véhicules, qu’ils appartiennent à la structure ou aux personnes dans le cadre des missions de travail ou d'un prêt, ne sont pas prises en charge par la MPT. Elles ne seront pas payées par la M.P.T mais par le conducteur ayant utilisé le véhicule.
Article 8. La sécurité
L’accueil des mineurs est précisé par le règlement intérieur du secteur jeunesse (annexe). Dans le cadre des activités hebdomadaires, il se fait sous la responsabilité de l'encadrant de l'activité. Les parents devront fournir à la MPT une Autorisation Parentale.Tous les adhérents engagent leur responsabilité concernant les blessures corporelles causées à autrui de leur fait. Leur assurance responsabilité civile doit couvrir ce risque.
Article 9. Représentation
Nul ne peut se prévaloir d’un quelconque titre ou fonction au sein de l’association pour intervenir auprès des usagers, personnels ou organisations extérieures, sans mandat confié expressément par le/la président(e) ou le/la directeur (trice).Infraction au règlement par un membre de l’association
Le président et/ou la directrice (ou le directeur) sont chargés de l’application du présent règlement intérieur. Conformément à l’article 7 des statuts, le conseil d’administration peut décider des sanctions pouvant aller jusqu’à l’exclusion de la MPT. Dans ce cas de figure, une convocation sera adressée à la personne concernée afin de recueillir les éléments d’explication. Le Conseil d’Administration est l’instance décisionnaire concernant les sanctions éventuelles suite à la présentation des éléments explicatifs.
Article 10. Modification du présent règlement
Toute question relative au présent règlement intérieur ou toute modification devra être présentée par écrit au président(e). Le C.A. est habilité à y donner suite après délibération.Remboursement
Aucun remboursement ne sera pas effectué sauf pour cause médicale ou déménagement (+ de 30km) sur présentation du justificatif et après étude du dossier. L'adhésion,les activités bénévoles et les activités de proximités ne sont pas remboursées.
En cas de désistement, je m'engage à prévenir la MPT au moins deux jours avant, sinon aucun remboursement ne sera effectué.
